1. Contexto y objetivo

Se diseñó un flujo operativo para procesar cada postulación que llega desde la plataforma de LetyMind con respuestas automáticas según criterios internos, notificaciones oportunas al equipo y comunicación proactiva al postulante en todas las etapas. Objetivo: reducir tiempos de respuesta, ordenar el pipeline y asegurar una experiencia clara y constante para los candidatos.

2. Mi rol y equipo

Lideré al equipo Tech en el diseño de la arquitectura del flujo y en la construcción de componentes clave. Definí el modelo de datos y las fórmulas de evaluación en Notion, mapeé estados del pipeline y orquesté integraciones en n8n. Guié la implementación de una API personalizada basada en whatsapp-web.js y me encargué de integrarla desde n8n, configurar plantillas de mensajes y la agenda automática del equipo de Operaciones.

3. Solución

• Ingreso de postulaciones: la postulación entra a Notion y se clasifica por perfil, seniority y estado.

• Evaluación automática: fórmulas en Notion calculan respuestas iniciales según criterios internos.

• Capa WhatsApp: API propia sobre whatsapp-web.js desarrollada por el equipo Tech bajo mi liderazgo; consumida desde n8n para enviar mensajes, recibir estados y adjuntar enlaces de agenda.

• Transición y notificaciones: al cambiar de etapa, n8n envía email y WhatsApp al postulante con su estado y enlaces de agenda automática.

• Trazabilidad: toda la actividad queda registrada en Notion y el equipo recibe avisos internos para avanzar sin cuellos de botella.

4. Flujo de conversión

Postulación en LetyMind → Registro en Notion → Evaluación automática por fórmulas → Cambio de etapa → n8n consume la API de WhatsApp → Email y WhatsApp al postulante con enlace de agenda → Seguimiento en Notion por Operaciones → Cierre de etapa

5. Stack técnico

Notion con fórmulas, n8n para orquestación, API WhatsApp personalizada basada en whatsapp-web.js, Brevo para email, agenda automática, bot de Discord para alertas.

6. Resultados e impacto

Pipeline de selección más ágil y trazable, candidatos informados en cada etapa y menor tiempo de respuesta del equipo. Las reglas en Notion reducen tareas manuales y la integración n8n más API de WhatsApp estandariza comunicaciones y pasos siguientes.

7. Próximos pasos y aprendizajes

Integrar un asistente de IA para pre-screening y validación de criterios, añadir recordatorios automáticos de entrevistas, ampliar métricas de SLA por etapa y documentar contratos de la API para facilitar mantenimiento y extensiones.

8. Gestión de errores y alertas

Se configuró un esquema de manejo de errores a nivel de flujo: validaciones previas, reintentos controlados y captura de fallas por etapa. Cuando se detecta una incidencia, se emite una notificación inmediata por un bot de Discord al canal operativo principal de la startup, permitiendo reacción rápida del equipo y continuidad del proceso.